اگر تصمیم دارید صورتجلسه ای را مبنی بر انتخاب اعضاء هیئت مدیره تنظیم نمایید، ابتدا باید اطلاعات لازم را در این زمینه کسب نمایید. لذا جهت آشنایی بیشتر با این نکات و چالش‌ها، مطالب زیر را به دقت مطالعه فرمایید و تا پایان این مطلب همراه ما بمانید.
صورتجلسه انتخاب اعضاء هیئت مدیره ای که تنظیم می‌گردد، تشکیل شده از اعضای انتخابی در شرکت است که در خصوص تصمیم‌گیری‌های کلان وظایفی را برعهده دارند و هر یک نماینده قانونی شرکت هستند یعنی می‌توانند در امور جاری شرکت دخالت داشته باشند. همچنین رئیس هیئت مدیره که مهمترین رکن شرکت می باشد می تواند در چارچوب اختیارات اساسنامه در خصوص مسائل جاری نماینده رسمی و قانونی شرکت باشد.
هيئت مديره چه وظایفی دارد؟
از مهم ترین وظایف هیئت مدیره در شرکت با مسئولیت محدود میتوان به انتصاب مدیرعامل و نظارت بر عملکردهای وی اشاره نمود. هیئت مدیره باید حداقل یک شخص حقیقی را برای مدیریت عامل شرکت انتخاب کرده. سپس حدود اختیارات، مدت تصدی و حق الزحمه وی را تعیین نماید همچنین رئیس هیئت مدیره شرکت مسئولیت دعوت و ریاست جلسات هیئت مدیره را بر عهده دارد و در صورت عدم حضور این شخص کلیه وظایف به عهده نایب رئیس هیئت مدیره می باشد که باید تمام امور را پیگیری نماید.
نکات کلیدی در خصوص تنظیم صورتجلسه انتخاب اعضاء هیئت مدیره:
- در متن صورتجلسه ای که تنظیم می‌گردد اسم تمامی اعضاء هیئت مدیره و مدیرانی که در جلسه حضور ندارند باید درج شود.
- در متن صورتجلسه تمامی تصمیمات و مذاکراتی که در جلسه گرفته شده باید به طور دقیق و شفاف ذکر گردد.
- تشکیل جلسات هیئت مدیره با حداقل نصف شرکاء امکان پذیر است و هر نوع تصمیمی که با تصویب اکثریت آرا اتخاذ شود باید در صورتجلسه قید شود.
- مدیران شرکت می توانند ظرف مدت یک ماه که از تشکیل جلسه هیئت مدیره می گذرد نامه ای به اعضا ارسال و رسماً از آن‌ها برای تشکیل جلسه دعوت به عمل آورند.
- اگر رئيس هيئت مديره و مديرعامل يك نفر باشد، طبق ماده 124 قانون تجارت، كليه تشريفات قانوني بايد در مجمع عمومي عادي يا عادی فوق العاده مطرح و نتيجه به تصویب حداقل نیمی از حضار برسد.
- اگر رئیس هیات مدیره و مدیر عامل یک نفر باشد بر اساس ماده 124 قانون تجارت تمامی رویه های قانونی را در مجمع عمومی عادی یا بطور فوق العاده مطرح کنند و نتیجه را به در مجمع برسانند.
- صورتجلسه هیئت مدیره باید حداکثر ظرف یک ماه از تشکیل اولین جلسه به اداره ثبت تسلیم شود.
در ادامه ضمن توضیح مختصری در مورد هیئت مدیره به نحوه تنظیم صورتجلسه انتخاب اعضای هیئت مدیره در شرکت با مسئولیت محدود می‌پردازیم:
بسمه تعالي
نمونه صورتجلسه هیئت مدیره در خصوص تعیین سمت و دارندگان حق امضاء مجاز در شرکت با مسئوليت محدود در استان البرز
نمونه صورتجلسه انتخاب هیئت مدیره در شرکتهای با مسئولیت محدود
نام شرکت ________ شماره ثبت ________ شناسه ملی ________ سرمایه ثبت شده در شرکت ________ ریال صورتجلسه مجمع عمومی (عادی به طور فوق العاده) شرکت در تاریخ ________ راس ساعت 11:00 با حضور کلیه اعضاء هیات مدیره/ اکثریت اعضاء هیئت مدیره در محل قانونی شرکت (در صورتی که جلسه هیئت مدیره در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل گردید آدرس آن قید شود) تشکیل و نسبت به تعیین سمت تصمیم گیری اتخاذ شد.
خانم/ آقای ________ دارای ________ ریال سهم الشرکه
خانم/ آقای ________ دارای ________ ریال سهم الشرکه
خانم/ آقای ________ دارای ________ ریال سهم الشرکه
خانم/ آقای ________ دارای ________ ریال سهم الشرکه
با توجه به انقضای مدت تصدی مدیران، استعفای مدیر یا مدیران، برکناری برخی مدیران و یا خروج برخی از مدیران از شرکت و یا سایر عواملی که موجب تمدید و انتخاب مدیران می‌شود باید در متن صورتجلسه ذکر گردد.
خانم/ آقای ________ به شماره ملی ________ به سمت رئیس هیئت مدیره
خانم/ آقای ________ به شماره ملی ________ به سمت نایب رئیس هیئت مدیره
خانم/ آقای ________ به شماره ملی ________ به سمت مدیر عامل شرکت
خانم/ آقای ________ به شماره ملی ________ به سمت عضو اصلی شرکت
به سمت اعضاء هیئت مدیره شرکت به مدت ________ سال یا نامحدود انتخاب و کلیه اسناد، مدارک و اوراق بهادار از قبیل چک، سفته، بروات، قراردادها، عقود اسلامی، اوراق عادی و اداری با امضاء مشترک خانم ها/ آقایان ________ (منفردا/متفقا) همراه با مهر شرکت معتبر می باشد.
اینجانبان اعضاء هیئت مدیره ضمن پذیرش سمت خود اذعان داریم که فاقد سوء پیشینه کیفری هستیم و ممنوعیت‌های مندرج در اصل 141 قانون اساسی و مواد 111 و 126 لایحه اصلاحی قانون تجارت را نداریم.
به خانم/ آقای ________ احدی از شرکا، یکی از اعضای هیئت مدیره با حق توکیل به غیر، وکالت داده می‌شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت‌ها، نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت هزینه حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید. ضمنا ختم جلسه در ساعت 12:00 اعلام شد.
نام اعضای هیات مدیره
خانم/ آقای ________ امضاء
خانم/ آقای ________ امضاء
خانم/ آقای ________ امضاء
خانم/ آقای ________ امضاء
مهر شرکت
تنظیم صورتجلسه تعیین سمت اعضاء هیئت مدیره در کرج:
- کلیه صورتجلسات تنظيم شده می‌بایست پس از امضای اعضای هیئت مدیره به همراه مهر شخص حقوقی یا شرکت روی سربرگ مربوطه تنظیم و ارسال شود.
- مدت تصدی در شرکت های با مسئولیت محدود می تواند مانند شرکت های سهامی خاص محدود به زمان و یا نامحدود باشد. لذا با توجه به متن اساسنامه شرکت به این نکته توجه فرمایید.
- هنگامی که مجمع با حضور اکثریت شرکاء یا سهامداران تشکیل گردد، رعایت تشریفات دعوت طبق اساسنامه شرکت یا قانون تجارت با ارائه مدارک الزامی می‌باشد.
- امضای کلیه اعضا در تمام صفحات صورتجلسه الزامی است.
- در شرکت هایی که با عنوان مسئولیت محدود ثبت گردیده‌اند، شرکاء باید نام خود را به همراه سمت و میزان سهم الشرکه در صورتجلسه قید و امضا نمایند و در صورت امضاء به عنوان وکیل، ارائه وکالتنامه رسمی (اصل کپی و اصل) الزامی است.
- صورتجلسه تنظیم شده باید در سه نسخه تهیه و ذیل تمام صفحات آن توسط اعضا امضاء و یک نسخه از آن حداکثر ظرف مدت سه روز پس از پذیرش نهایی در سامانه از طریق پست به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال و سپس بارکد پستی اخذ شده در سامانه ثبت شرکت‌ها درج گردد.
- زمانی که که یکی از مدیران شرکت سهم‌الشرکه خود را از شرکت مستقل کند و از شرکت خارج شود یا از سمت خود استعفا دهد، صورتجلسه مجمع فوق تجدید تنظیم و مدیری بجای فرد خارج شده یا مستعفی انتخاب شود.
- در صورتی که تعداد شرکاء بیش از 12 نفر باشد انتخاب هيئت نظارت مرکب از سه نفر الزامی است و نام اعضای هيئت نظار در ابتدای صورتجلسه قید و صورتجلسه را امضاء نمایند.
اگر قصد تغییرات یا نوع فعالیت حقوقی برای شرکت خود دارید می‌توانید با کارشناسان حقوقی ثبت شرکت دیاکو تماس حاصل فرمایید.